Woran die meisten schwierigen Gespräche scheitern

„Wer den Hafen nicht kennt, in den er Segeln möchte, für den ist kein Wind günstig!“ (Seneca)

„Was hat denn das mit Gesprächen zu tun, Julia?“ höre ich dich fragen. Eine ganze Menge. Die meisten Gespräche scheitern nämlich daran, dass sie nicht gut vorbereitet sind. Dass die Gesprächspartner ihr Ziel vorher nicht klar vor Augen haben, dieses dementsprechend nicht klar kommunizieren können und nachher nicht das maximale Ergebnisse erzielen. Irgendwie geht man auseinander. Mit Teilergebnissen. Oder Unklarheiten, man vertagt. Oder man fragt sich, was das Ganze jetzt gebracht haben soll. Es wird ganz schön viel Energie verpufft. Das Gesprächsziel ist vorher nicht ganz klar abgesteckt. Und das liegt an der Vorbereitung.

Gesprächsvorbereitung? Ja, Vorbereitung!

Überleg mal. Auf die meisten Ereignisse in deinem Leben bereitest du dich vor. Auf kleinere wie die Grillparty am Wochenende, auf größere wie deinen Sommerurlaub, auf wichtige wie die Präsentation vor dem Projektgremium oder auf besondere wie eine Geburtstagsrede.

Du gehst gedanklich alles Mögliche durch. Was soll es zu Essen und zu Trinken geben? Wann machst du die Vorbereitungen? Was kaufst du ein? Welche Klamotten nimmst du mit? Was möchtest du im Urlaub unternehmen? Etc.

Was bezweckt du mit der Vorbereitung? Genau. Du möchtest, dass das Ereignis gut verläuft. Das Alle sich wohlfühlen auf der Grillparty und es genug zu Essen gibt. Dass alles Notwenige im Koffer ist und du dich im Urlaub erholen kannst. Dass du einen souveränen Eindruck bei der Präsentation vermittelst.

Du kannst nicht zu 100% planen, dass es gut wird. An dem Ergebnis sind immer noch andere beteiligt. Aber du kannst die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass es ein Erfolg wird.

Und genauso verhält es sich mit schwierigen Gesprächen. Der Ausgang von Gesprächen ist nicht vorhersehbar. Es handelt sich immer um Kommunikation, an der mindestens zwei Menschen beteiligt sind. Aber du kannst einiges dafür tun, dass das Gespräch gut wird. Und zwar schon in der Vorbereitung. Da legst du den Grundstein.

In Verhandlungen sagt man, dass bis zu 80% des Ergebnisses auf gute Vorbereitung zurück zu führen sind. Nun, ich weiß, nicht jedes Gespräch ist eine Verhandlung. Aber es ist eine beeindruckende Zahl. Doch ohne gute Vorbereitung ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Gespräch für dich erfolgreich ist, sehr gering.

Und nein, ich meine damit nicht, dass du jetzt jedes Mal, bevor du mit anderen Leuten sprichst, dich eine halbe Stunde vorbereiten sollst. Es geht hier um schwierige Gespräche. Kritische Gespräche. Gespräche, in denen du etwas erreichen möchtest. Und beruflich zählen dann doch die allermeisten dazu. Und keine Sorge, eine halbe Stunde dauert die Vorbereitung in den meisten Fällen auch nicht.

(Mir kommt grad folgender Gedanke zur Ergänzung: Die vielen Kommunikationstechniken, die auf das Gespräch selber abzielen, sind in diesem Artikel nicht Thema. Aber gute Idee 🙂 werde sie gleich auf meine Blog-Themen-Liste aufnehmen).

Was gehört zu einer guten Gesprächsvorbereitung dazu?

In meinen Unternehmensseminaren zu den Themen Kommunikation und Gesprächsführung bin ich jedes Mal aufs Neue überrascht, wie wenig Zeit und Beachtung der Vorbereitung von Gesprächen geschenkt wird. Auf meine Frage: „was sollte bei der Vorbereitung von Gesprächen beachtet werden?“ kommen Antworten wie: „Raum buchen, Zeit mitteilen, Gesprächspartner einladen, Kekse und Trinken bereit stellen …“ Ja, alles nicht falsch. Alles wichtige organisatorische Aspekte. Aber nur ein kleiner Teil der Vorbereitung!

Ich gebe dir ein paar Beispiele. Bist du auch genervt von den vielen Besprechungen, die dir als reine Zeitverschwendung vorkommen? Ein wichtiger Grund ist fehlende Vorbereitung. Die Agenda, wenn es eine gibt, ist meistens nicht früh genug für alle einsehbar. Oder es wird sich keine Zeit genommen sich vorzubereiten. Häufig wird auch aus den Agendabeiträgen nicht deutlich, worum es gehen soll. Dies führt zu schlechter inhaltlicher Vorbereitung, Unklarheiten und Desinteresse während des Meetings. Manchmal sind sogar die falschen Personen für die Themen anwesend. Alles wenig zielgerichtet.

Oder denk mal an Gespräche mit deinem Chef. Du möchtest mehr Verantwortung übernehmen. Oder du kehrst nach einer Elternzeit zurück in den Job und die Bedingungen für den Wiedereinstieg müssen geklärt werden. Wie wahrscheinlich ist es, dass du bekommst, was du möchtest, wenn du nicht klar ausdrücken kannst was du möchtest? Wenn du dir nicht vorher Strategien zurechtgelegt hast, auf Einwände zu reagieren? Wenn dir nicht bewusst ist, welchen Spielraum du eigentlich hast?

Oder du hast dich über deine Freundin geärgert und möchtest ihr das mitteilen. Übrigens sind das Gespräche, die häufig nicht stattfinden, aus Angst, den anderen zu verletzten und alles noch schlimmer zu machen. Was hier sehr hilfreich wäre, ist die vorher zu überlegen: Was kannst du dafür tun, dass generell eine positive Atmosphäre herrscht? Was hat sie vielleicht verletzt, dass sie so reagiert hat? Wie kann ich Kritik äußern ohne zu verletzten?

Zu einer guten Gesprächsvorbereitung gehört viel mehr also nur den organisatorischen Rahmen klären. Das fängt bei den richtigen Gesprächspartnern an, geht über die Klärung der eigenen Ansichten und Vorbereitung auf den Gesprächspartner bis zum gedanklichen Durchspielen des Gesprächs.

Unten kannst du dir meine ausführliche Checkliste zur Gesprächsvorbereitung herunterladen. Sicherlich sind nicht für alle Gespräche alle Vorbereitungsaspekte nötig. Es wäre auch nicht möglich, eine allgemeine Liste für alle Gespräche zu entwickeln. Dafür sind Gespräche zu unterschiedlich. Aber es ist eine gute Anregung für dich, an was du alles vor dem nächsten wichtigen Gespräch denken kannst, damit es für dich erfolgreich verläuft!

Dein Transfer

• Welche Gespräche in der Vergangenheit liefen bei Dir nicht so gut auf Grund mangelnder Vorbereitung?
• Woran merkst du bei dir in Gesprächen, dass du nicht gut vorbereitet bist?
• Was nimmst du dir für das nächste wichtige Gespräch vor?

Dein Gratis Download!

Checkliste zur Gesprächsvorbereitung

Gesprächsvorbereitung Checkliste