„Ich habe heut schon wieder meinen Sport nicht geschafft! Man. Hat einfach nicht mehr rein gepasst!“

Kommen dir diese Worte bekannt? Sie stammen von einer guten Freundin vor ein paar Tagen. Vielleicht kennst du auch eins der folgenden Beispiele: Du hast einiges erledigt an diesem Arbeitstag, aber das Eine ist wieder liegen geblieben. Oder du hattest dir etwas vorgenommen, aber es kam ständig was anderes dazwischen. Oder du erledigst ganz viel & nimmst dir vor am Ende des Tages etwas für dich zu tun und das fällt dieses Mal leider wieder aus. Weil: kaputt und keine Zeit. Kurz gesagt, du tust und tust, aber die Dinge, die dir wirklich wichtig sind, bleiben ständig liegen. Darauf zu warten, dass irgendwann mal nichts zu erledigen ist, und du dann die anderen Dinge tun kannst, ist wenig erfolgsversprechend.

 

In meinen Trainings zum Thema Zeitmanagement ist mir etwas aufgefallen. Die meisten Teilnehmer haben kein gutes Verhältnis zum Thema „Prioritäten setzen“. Fast alle haben schon mal von „diesem Modell dazu“ gehört oder zu mindestens gesagt bekommen: „lerne mal besser Prioritäten setzen!“

 

 

Viele kennen die Prioritäten Matrix nach Eisenhower, die Aufgaben in Kategorien unterschiedlicher Priorität ordnet. Für alle, die sich erinnern, bitte den Abschnitt überspringen. Für alle anderen, hier noch mal ganz kurz: es wird unterschieden anhand 2 Dimensionen: dringend und wichtig. Somit ergeben sich 4 Kategorien mit folgenden Aufforderungen: A = dringend + wichtig à sofort selbst erledigen; B = wichtig und nicht dringend àterminieren; C = nicht wichtig und dringend à delegieren; D = nicht wichtig und nicht dringend à Papierkorb.

Die Schwierigkeit in der Umsetzung für ein wirklich besseres Zeitmanagement

Was bei den meisten hängen geblieben ist, wenn sie sich schon mal damit beschäftig haben, ist: Wichtiges zuerst und nicht wichtiges & nicht dringendes delegieren. Und da liegt das Problem. Wichtig ist doch fast alles. Was genau ist denn wichtig? Und delegieren? Guter Tipp, aber wie viele von uns können das? Und wenn du es beruflich kannst, wie sieht es dann privat aus? Und alles nicht wichtige und nicht dringende in den Papierkorb?  Und warum nicht wichtiges nur weil es nicht dringend ist, nicht in den Papierkorb?

Und das führt dann dazu, dass dieses wie ich finde eigentlich gute Modell in der Praxis nicht umgesetzt wird. Die Umsetzung, das eigentlich wirklich wichtig, in den eigenen Alltag findet nicht statt. 

Meiner Erfahrung nach sind die wirklich wichtigen Knackpunkte, die du für dich klären musst, wenn du in deinem Alltag besser Prioritäten setzen möchtest: Was ist wirklich wichtig? Häufig tarnt sich Dringendes als wichtig. Einfach nur, weil es eine Deadline hat. Der Kollege kommt und möchte eine Datei von dir bis in 2 Stunden überarbeitet haben. Das Zeugnis für den Praktikanten muss bis morgen fertig gemacht werden. Das Wohnzimmer zu Hause sieht mal wieder wie ein Schlachtfeld aus. Kommt dir bekannt vor? Alles fiese Aufgaben, die getarnt als wichtig kommen, weil sie „scheinbar“ dringend erledigt werden müssen.

Und als Zweites: Was heißt das dann für meine konkrete Zeitplanung? Wichtiges immer zuerst machen? Nein! Nur die besten Zeiten dafür reservieren 😉 aber darauf gehe ich später noch genauer ein.

Die Herausforderung: Wichtiges erkennen

Und das ist genau der Schritt, der meistens vergessen wird und vor der Praxis kommen muss. Was ist denn wirklich wichtig?  Und das macht es dann in der konkreten Praxis echt schwer für dich, zu entscheiden, was du welche Prio zuordnest.

Prioritäten setzen

Damit ist gemeint, einen Schritt vom aktuellen Tagesgeschehen weg zu gehen und aus der Vogelperspektive zu schauen: was sind die generellen Ziele und Aufgaben meiner Arbeitsstelle? Was davon ist wie wichtig? Was sind meine beruflichen Ziele? Welche der Aufgabenbereiche ist dann wie wichtig und wofür – für die Erfüllung meiner Arbeit? Oder für mein berufliches Fortkommen?

Und wenn du Führungskraft bist, sind das Fragen, von denen du sicher gehen solltest, dass deine Mitarbeiter sie beantworten können.

Privat ist es wichtig, sich die verschiedenen Lebensbereiche vor Augen zu führen: Beruf / Karriere, Familie, Großfamilie & Freunde, Freizeit & Hobbies, Gesundheit, Sinn & Werte. Hier gebe ich gerne folgende Fragen zur Beantwortung: Was sind in welchem Bereich meine Leitsterne oder Ziele? Momentan und längerfristig? Welches Gewicht möchte ich welchem Bereich geben? Wie viel Zeit möchte ich welchem Bereich widmen? Welche mir wichtigen Werte stecken dahinter? Was bedeutet das dann für die vielen Dinge, die ich im Alltag tue? Was lässt sich welchem Bereich zu ordnen? Ist die Zeit, die ich momentan in die einzelnen Bereiche investiere im Einklang mit dem, was ich möchte?

Und ja, ich weiß. Das sind keine einfachen Fragen. Nicht für einen kurzen Blogartikel. Nicht, für mal eben nebenher damit beschäftigen. Damit füllen sich ganze Coachings, Abende, Gespräche, und auch immer und immer wieder …Aber es lohnt sich! Letzten Endes ist es der feine Unterschied zwischen: „tust du die richtigen Dinge?“ oder „tust du die Dinge richtig?“ Beides ist wichtig, nur mit sehr unterschiedlichen Auswirkungen. Es ist das, was dir im alltäglich Tun – egal ob bei der Arbeit oder privat – Richtung gibt. (wer sich für den Start gerne und gut mit dem Thema auseinander setzen möchte, dem empfehle ich den Klassiker „7 Wege zur Effektivität“ von S. Covey)

Die Umsetzung

Wie setzt du nun diese Erkenntnisse für dich um? Wenn dir klar ist, was deiner Arbeitsaufgaben und Aufgaben im Alltag wie wichtig ist, wird es dir einfacher fallen, dafür Prioritäten zu setzen. Dabei kannst du ein paar recht einfache Punkte beachten:

  • Wichtiges so einplanen, dass es auch umgesetzt wird. Also, dafür die besten Zeiten nehmen und diese auch einhalten. Z.B. Morgens, wenn im Büro noch Ruhe ist, an dem Projekt arbeiten. Oder um 18 Uhr zum Sport gehen, auch wenn das Haus unordentlich ist.
  • Sind mehrere Sachen gleichzeitig zu erledigen: im konkreten Moment dann ganz klar für das Wichtigere entscheiden.
  • Unwichtiges immer überprüfen: ist es sinnvoll, dass ich das jetzt tue? Wann sind gute Zeiten, an denen ich es evtl „nebenher“ tun kann? Z.B. Zeitscheiben blocken, an denen Emails am Stück beantwortet werden. Bügeln und telefonieren miteinander verbinden.
  • Und für mich eine ganz wichtige Frage: will ich es überhaupt tun? Oder kann ich diese Aufgabe ganz streichen?

Ich habe immer wieder festgestellt: wenn man sich seiner Leitsterne und übergeordneten Ziele im Berufs-/leben klar ist, fällt das Prioritäten setzen im Alltag viel leichter. Wenn Du weißt, was wichtig ist, kannst du viel schneller sagen: „Das ist eine A-Aufgabe für mich, da nehme ich mir jetzt Zeit.“ Oder „Das mache ich jetzt zuerst, weil es wichtig ist. Auch wenn das andere dringender ist.“

Dein Transfer

  • Welche Aufgaben tust du, weil sie dringend sind, zuerst (obwohl sie eigentlich gar nicht wichtig sind?)
  • Was kommt bei dir zu kurz? Und welche Dinge würdest lieber nicht mehr tun?
  • Was sind beruflich deine wirklich wichtigen Themen?
  • Was ist dir in deinen Lebensbereichen wie wichtig? Was möchtest du in jedem Lebensbereich erreichen? Kurz- und langfristig?
  • Welchen Aufgaben möchtest du in Zukunft mehr Priorität zuordnen?
Gefällt dir der Artikel? Teile ihn gerne in deinen Netzwerken!